Текст: Эллина Глебова

Перегруз на работе — проблема, с которой сталкивался, пожалуй, каждый офисный сотрудник. Задач становится слишком много, дедлайны неизбежно горят, уровень стресса стремится в стратосферу. Частично эту проблему можно решить, изменив свой подход к работе. «Большой Город» выбрал несколько полезных советов из книги американского коуча Марка Форстера «Сделай это завтра», которая вышла в прошлом году в издательстве Pole Books.

Почему мы ничего не успеваем

— Неэффективная работа. В таком случае проблема заключается не в нехватке времени, а в привычке постоянно отвлекаться на что-то еще. Невозможно наколдовать больше времени в сутках, можно улучшить свою рабочую рутину.

— Множество обязательств. Если у вас слишком много забот, значит, вы взяли на себя больше обязательств, чем можете выдержать. Как решить эту проблему? Пробегитесь через свой to do list и уберите неприоритетные задачи. Прежде чем брать на себя новую задачу, убедитесь, что у вас есть для нее время.

— Недостаток времени. Он появляется от чрезмерного планирования. Прежде чем брать на себя задачу, убедитесь, что реалистично оцениваете время на ее выполнение. Возможно, вы не принимаете во внимание такие вещи, как время в пути. Или в целом недооцениваете, сколько времени вам потребуется для выполнения задачи.

Правила эффективного тайм-менеджмента

1. Ставьте себе понятные цели

Постоянно спрашивайте себя, чего вы пытаетесь добиться. Четкое видение поможет вам решить, что делать и что не делать. Ясный взгляд на вещи поможет вам решить, какие обязательства взять на себя, а каким сказать «нет».

2. Концентрируйтесь на чем-то одном

В любой момент времени следует работать над одной задачей. Форстер пишет, что некоторые люди пытаются сделать много дел одновременно, и у них никогда ничего не получается. Гораздо эффективнее сосредоточиться на одной задаче, а закончив ее, переходить к следующей.

3. Распределяйте нагрузку

Работа подчиняется тем же правилам, что и спорт. Лучший способ привести себя в форму — заниматься понемногу и постоянно. Эффективнее работать над отчетом в течение пары часов каждый день, чем оставлять всю работу на последний момент.

4. Определите свой дедлайн

Дайте себе определенный период времени для выполнения задачи. Например, можно поставить таймер на телефоне. На этом принципе, к примеру, основан популярный «метод помодорро»: нужно устанавливать определенные интервалы для работы и отдыха.

5. Составляйте закрытые списки

Закрытый список — это любой список, к которому больше ничего нельзя добавить. Например, ваш список дел на день должен быть закрытым. Если в течение дня появится что-то новое, оставьте это на другой день, если только это не срочно.

6. Сведите случайности к минимуму

Случайные факторы — основная причина, по которой люди не завершают свою работу в течение дня. Например, не обязательно сразу отвечать на входящее письмо. Один из главных секретов тайм-менеджмента — не считать задачи более срочными, чем они есть.

7. Возьмите на себя обязательства

Важно различать интерес к чему-то и обязательство заниматься чем-то. Из интереса, скорее всего, ничего особенного не выйдет, если он не превратится в обязательство. Так, решение читать больше полезных материалов для работы имеет шанс никогда не воплотиться в жизнь, если не выделить на это время и не поставить себе цель изучать определенное количество книг в месяц.

обложка: itchaznong — stock.adobe.com